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招投标中心招标采购档案管理实施细则
2019-12-27 09:52  

第一条 为加强学校招标采购档案管理,根据《南昌工程学院建设工程项目招投标管理办法》、《南昌工程学院货物和服务项目采购管理暂行办法》、《南昌工程学院档案管理办法》,结合招标采购档案管理的实际需要,特制定本细则。

第二条 招标采购档案必须严格执行学校档案管理规章制度,档案整理应符合学校档案馆规定的业务技术标准。

第三条 招标采购档案在移交档案馆前,招投标中心负责档案的立卷、归档、保管、查阅等工作,移交后由档案馆存放、查阅和保管期满档案的销毁等工作。

第四条 招标采购档案包括以下类别

(一)部门保存的文书档案类

学校及招投标中心有关招标采购的管理办法、制度、文件、会议纪要、统计报表等。

文书类档案由招投标中心整理,并保存到本部门。

(二)移交档案馆管理的业务档案类

业务类档案由招投标中心整理成册,分时段移交至学校档案馆统一归档。

1、货物类项目档案,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等项目的招标采购档案。

2、工程类项目档案,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等项目的招标采购档案。

3、服务类项目档案,是指除货物和工程以外的其他政府采购项目的招标采购档案。

第五条 下列业务档案需归档并列明清单

1、采购申请(含归口业务部门审批意见、立项报告、立项附件材料)。

2、项目相关决定会议记录材料。

3、招标文件。

4、评标会议评委、监督小组成员及用户签到表。

5、供应商签到表。

6、开标报价登记表。

7、评委评分表。

8、评分汇总表。

9、评标结果记录表。

10、中标供应商的投标文件。

11、中标通知书。

12、委托代理协议。

13、项目完成采购单位移交清单。

第六条 招标采购项目完成后,经办人应及时将招投标工作原始记录收集、整理、立卷、移交给立卷员立卷。兼职档案员应在招标采购项目完成后,及时督促立卷员做好立卷归档工作。

第七条 档案没有移交档案馆前,招投标中心建立档案查阅、复制登记制度,保证档案查阅方便、安全。设立档案借阅登记薄,记载借阅的时间、目的、内容及借阅人。借阅、复制档案须经招投标中心负责人批准并办理登记手续。招投标档案原则上不得外借。在档案移交档案馆后,利用档案,按《南昌工程学院档案管理法》的规定实施。

第八条 招标采购档案管理有关人员离开工作岗位前,应清理有关档案资料及时整理归档;不得擅自处理或私自带走。禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招投标档案。

招投标中心应明确分管负责人、兼职档案员、立卷员的档案管理责任,并定期或不定期对档案管理工作进行检查。分管负责人负责档案管理工作,兼职档案员负责档案的整理、归档和保管,立卷员负责完整、及时地立卷。

第九条 档案管理工作人员在档案的保管工作中失职、渎职或恶意串通、以权谋私,导致档案遗失、毁损等损害学校利益的,按照学校有关规定追究有关行为人的行政责任和法律责任;涉嫌犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

档案管理工作人员在档案资料管理中因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿档案材料的,按照学校有关规定追究有关人员的行政责任和法律责任。


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